Cara Menjadi Pendengar yang Baik

My24hours.net, Indonesia – Menjadi pendengar yang baik membutuhkan keterampilan tersendiri. Berikut yang perlu Anda lakukan.

Tidak pernah lebih penting atau lebih sulit bagi para pemimpin untuk menjadi pendengar yang baik. Pergantian pekerjaan merajalela, dan pekerjaan yang dilakukan secara jarak jauh berarti kita tidak mendapatkan isyarat nonverbal yang kita dapatkan dari percakapan secara langsung.

Para pimpinan yang gagal mendengarkan dan menanggapi dengan serius kekhawatiran karyawannya akan melihat PHK yang lebih besar. Dan risikonya sangat jelas, mengingat bahwa tingkat PHK tertinggi adalah di antara orang-orang dengan kinerja terbaik yang dapat membawa klien dan proyek bersama mereka, dan karyawan garis depan yang bertanggung jawab atas pengalaman pelanggan.

Meskipun mendengarkan adalah keterampilan yang dipuji secara universal, tidak pernah atau diajarkan secara eksplisit di luar pelatihan untuk terapis. Sebuah penelitian tahun 2015 menunjukkan bahwa saat 78% sekolah bisnis terakreditasi mencantumkan “menyajikan” sebagai tujuan pembelajarannya, hanya 11% yang mencantumkan tujuan pembelajarannya utnuk “mendengarkan.”

Mendengarkan dengan baik adalah jenis keterampilan yang mendapat manfaat dari tidak hanya mengajar tetapi juga melatih — instruksi khusus yang berkelanjutan dari seseorang yang mengetahui kekuatan, kelemahan, dan kebiasaan pribadi Anda.

Membaca artikel ini tidak akan mengubah Anda menjadi pendengar yang baik seperti halnya membaca artikel tentang keseimbangan akan mengubah Anda menjadi pesenam lantai. Tujuan tulisan ini adalah untuk meningkatkan pemahaman Anda tentang apa itu mendengarkan yang baik, dan menawarkan saran yang didukung penelitian untuk meningkatkan keterampilan mendengarkan Anda.

Cara Menjadi Pendengar yang Baik

Seorang peserta dalam percakapan apa pun memiliki dua tujuan: pertama, untuk memahami apa yang dikomunikasikan orang lain (baik makna yang jelas maupun emosi di baliknya) dan kedua, untuk menyampaikan minat, keterlibatan, dan kepedulian kepada orang lain. Tujuan kedua ini bukan “semata-mata” demi kebaikan, yang akan menjadi alasan yang cukup. Jika orang tidak merasa didengarkan, mereka akan berhenti berbagi informasi.

“Mendengarkan secara aktif” memiliki tiga aspek:

• Kognitif: Memperhatikan semua informasi, baik eksplisit maupun implisit, yang Anda terima dari orang lain, memahami, dan mengintegrasikan informasi tersebut.

• Emosional: Tetap tenang dan penuh kasih selama percakapan, termasuk mengelola reaksi emosional (gangguan, kebosanan) yang mungkin Anda alami.

• Perilaku: Menyampaikan minat dan pemahaman secara verbal dan nonverbal.

Menjadi baik dalam mendengarkan secara aktif adalah usaha seumur hidup. Namun, bahkan perbaikan kecil dapat membuat perbedaan besar dalam keefektifan mendengarkan Anda. Inilah “lembar contekan” dengan sembilan tip cara yang bermanfaat untuk menjadi pendengar yang baik:

1. Ulangi beberapa kata terakhir si pembicara untuknya

Jika Anda tidak mengingat hal lain, ingatlah latihan sederhana ini yang sangat bermanfaat. Itu membuat orang lain merasa didengarkan, membuat Anda tetap di jalur selama percakapan, dan memberikan jeda bagi Anda berdua untuk mengumpulkan pikiran atau pulih dari reaksi emosional.

2. Jangan “menggunakan kata-kata Anda sendiri” kecuali Anda perlu melakukannya

Berbagai penelitian telah menunjukkan bahwa pengulangan langsung dapat berhasil, meskipun mungkin terasa tidak wajar. Mengulangi apa yang dikatakan lawan bicara Anda, bagaimanapun, dapat meningkatkan gesekan emosional dan beban mental pada kedua belah pihak. Gunakan alat ini hanya ketika Anda perlu memeriksa pemahaman Anda sendiri — dan katakan, secara eksplisit, “Saya akan mengatakan hal ini dengan kata-kata saya sendiri untuk memastikan saya mengerti.”

3. Berikan isyarat nonverbal bahwa Anda sedang mendengarkan — tetapi hanya jika itu datang secara alami kepada Anda

Kontak mata, postur penuh perhatian, anggukan, dan isyarat nonverbal lainnya adalah sesuatu yang penting, tetapi sulit untuk memperhatikan kata-kata seseorang ketika Anda sibuk mengingatkan diri sendiri untuk melakukan kontak mata secara teratur. Jika perilaku semacam ini memerlukan perubahan kebiasaan yang signifikan, Anda dapat memberi tahu orang-orang di awal percakapan bahwa Anda berada di pihak yang tidak reaktif, dan meminta kesabaran dan pengertian mereka.

4. Perhatikan isyarat nonverbal

Ingatlah bahwa mendengarkan secara aktif berarti memperhatikan informasi eksplisit dan implisit yang Anda terima dalam percakapan. Isyarat nonverbal, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh, biasanya merupakan tempat di mana motivasi dan emosi di balik kata-kata diungkapkan.

5. Ajukan lebih banyak pertanyaan daripada yang menurut Anda perlu

Hal ini meningkatkan pengalaman orang lain untuk merasa didengarkan, memastikan bahwa Anda sepenuhnya memahami pesan mereka, dan dapat berfungsi sebagai petunjuk untuk memastikan detail penting tidak terlewatkan.

6. Minimalkan gangguan sebanyak mungkin

Anda perlu menghindari kebisingan, interupsi, dan gangguan eksternal lainnya, tetapi penting untuk meminimalkan gangguan internal Anda juga. Jika Anda disibukkan dengan topik lain, luangkan waktu untuk memusatkan perhatian kembali. Jika Anda tahu percakapan mungkin menjengkelkan, tenangkan diri Anda sebanyak mungkin sebelum masuk dalam percakapan.

7. Mengakui kekurangan

Jika Anda tahu bahwa Anda mungkin menjadi pendengar di bawah standar — karena Anda lelah dengan selusin percakapan yang intens sebelumnya hari itu, tidak terbiasa dengan topik yang sedang dibahas, atau alasan lain apa pun — beri tahu orang lain segera. Jika Anda kehilangan pijakan selama percakapan — kurangnya perhatian atau pemahaman — katakan bahwa Anda tidak cukup mengerti, dan minta orang tersebut untuk mengulanginya.

8. Jangan melatih respons Anda saat orang lain sedang berbicara

Ambil jeda singkat setelah mereka selesai berbicara untuk menenangkan pikiran Anda. Ini akan membutuhkan usaha sadar! Orang berpikir empat kali lebih cepat daripada orang lain berbicara, jadi Anda memiliki kekuatan otak cadangan saat Anda menjadi pendengar. Gunakan untuk tetap fokus dan menyerap informasi sebanyak mungkin.

9. Pantau emosi Anda

Jika Anda memiliki reaksi emosional, perlambat kecepatan percakapan. Lakukan lebih banyak pengulangan, perhatikan pernapasan Anda. Anda tidak ingin menanggapi dengan cara yang akan menyebabkan orang lain melepaskan diri. Juga — dan ini adalah hal yang lebih halus untuk dihindari — apakah Anda ingin jatuh ke dalam mekanisme pertahanan yang mudah dengan hanya menyetel apa yang tidak ingin Anda dengar, atau terburu-buru untuk mengabaikan atau membantahnya.

Keterampilan yang Terlibat dalam Mendengarkan Secara Aktif

Mendengarkan adalah pekerjaan yang kompleks, dengan banyak subtugas yang berbeda, dan ada kemungkinan untuk menjadi baik dalam beberapa hal dan buruk pada orang lain. Daripada menganggap diri Anda sebagai “pendengar yang baik” atau “pendengar yang buruk”, ada baiknya Anda mengevaluasi diri sendiri pada sub-keterampilan mendengarkan secara aktif. Di bawah ini adalah rincian subketerampilan ini bersama dengan rekomendasi untuk apa yang harus dilakukan jika Anda berjuang dengan salah satu dari mereka. Pertama, mari kita mulai dengan apa yang kita sebut “keterampilan mengambil”, keterampilan yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan.

1. Mendengar

Jika Anda mengalami gangguan pendengaran, jujurlah tentang hal itu. Untuk alasan apa pun, orang akan membanggakan penglihatan mereka yang buruk tetapi menyembunyikan gangguan pendengaran. Bantu hancurkan stigma itu. Mintalah apa yang Anda butuhkan — misalnya, agar orang-orang menghadap Anda saat berbicara, atau memberi Anda materi tertulis sebelumnya. Beri tahu orang lain, sehingga mereka akan waspada terhadap indikasi bahwa Anda mungkin melewatkan sesuatu.

2. Pemrosesan pendengaran

Ini mengacu pada seberapa baik otak memahami isyarat suara. Jika Anda kesulitan memahami seseorang, ajukan pertanyaan untuk memperjelas. Jika itu membantu, dari waktu ke waktu rekap pemahaman Anda tentang subjek dan alasan orang lain untuk mengangkatnya — dan minta mereka untuk memvalidasi atau memperbaikinya. (Jelaskan bahwa Anda melakukan ini untuk pemahaman Anda sendiri.)

3. Membaca bahasa tubuh, nada suara, atau isyarat sosial secara akurat

Saran untuk pemrosesan pendengaran berlaku di sini. Meminta rekan tepercaya untuk menjadi penerjemah komunikasi nonverbal Anda mungkin berguna dalam situasi di mana mendengarkan secara akurat penting, tetapi kerahasiaan tidak.

Dua keterampilan berikutnya melibatkan tetap hadir secara mental dalam momen percakapan.

4. Menjaga perhatian

Jika Anda sering merasa terganggu ketika mencoba mendengarkan seseorang, kendalikan lingkungan Anda sebanyak mungkin. Sebelum Anda mulai, tetapkan niat dengan meluangkan waktu untuk secara sengaja fokus pada orang ini, pada saat ini, dalam percakapan yang akan membahas topik ini. Jika perlu, gunakan agenda tertulis atau papan tulis saat ini untuk menjaga diri Anda dan orang lain tetap selaras. Jika Anda kurang memperhatikan, akui saja, minta maaf, dan minta orang tersebut mengulangi apa yang mereka katakan. (Ya, itu memalukan, tetapi itu terjadi pada semua orang kadang-kadang dan beberapa dari kita sering.) Tiba beberapa menit lebih awal untuk menyesuaikan diri jika Anda mengadakan pertemuan di tempat baru.

5. Mengatur respons emosional Anda

Meditasi memiliki manfaat langsung dan jangka pendek untuk relaksasi dan pengendalian emosi, terlepas dari praktik tertentu. Kuncinya adalah melakukannya dua kali sehari selama 10 hingga 20 menit, dengan fokus pada gambaran mental atau mengulangi frasa dan mengabaikan pikiran lain yang muncul.

Saat ini, fokuslah pada pernapasan Anda dan lakukan “latihan grounding” jika Anda merasa gelisah. Ini adalah praktik psikologis sederhana yang berfungsi untuk menarik orang kembali ke saat ini dengan mengarahkan perhatian ke lingkungan terdekat. Latihan yang umum termasuk menyebutkan lima benda berwarna yang dapat Anda lihat (misalnya, sofa hijau, anjing hitam, lampu emas, pintu putih, karpet merah) atau mengidentifikasi empat hal yang Anda dengar, lihat, rasakan, dan cium (misalnya, mendengar kicau burung, melihat kursi, merasakan pelapis chenille, mencium bau masakan tetangga).

Akhirnya, pendengar aktif harus menarik seluruh paket — menerima pesan dan mengakui penerimaannya — bersama-sama, pada saat itu. Ini bisa jadi menantang!

6. Mengintegrasikan berbagai sumber informasi

Paling tidak, Anda berdua mendengarkan kata-kata dan memperhatikan bahasa tubuh. Anda mungkin juga mendengarkan banyak orang sekaligus, berkomunikasi di berbagai platform secara bersamaan, atau mendengarkan sambil juga mengambil informasi visual, seperti membuat rencana atau proyeksi penjualan. Cari tahu apa yang paling membantu Anda mendengarkan. Apakah Anda memerlukan informasi sebelumnya? Sebuah “pemrosesan istirahat”? Kesempatan untuk memutar balik dan mengkonfirmasi pemahaman semua orang? Ini adalah situasi lain di mana akan sangat membantu jika ada orang lain yang mengambil informasi yang sama, yang dapat mengisi Anda tentang apa yang mungkin Anda lewatkan.

7. “Melakukan” mendengarkan secara aktif (misalnya, kontak mata, mengangguk, ekspresi wajah yang sesuai)

Jika Anda memiliki wajah tanpa ekspresi secara alami, atau merasa lebih mudah untuk memperhatikan kata-kata orang jika Anda tidak melakukan kontak mata, bagikan informasi itu dengan mitra percakapan Anda, dan ucapkan terima kasih karena telah mengakomodasi Anda. Lakukan pengulangan ekstra untuk menebus kurangnya komunikasi nonverbal. Anda mungkin ingin melatih keterampilan performativitas yang lebih baik, tetapi jangan menambahkan beban mental itu ke percakapan penting. Minta anak berusia lima tahun untuk memberi tahu Anda tentang pahlawan super favorit mereka, lalu berlatihlah bertingkah seolah Anda sedang mendengarkan.

Harap diperhatikan: Daftar ini tidak dimaksudkan sebagai instrumen diagnostik, tetapi jika salah satu keterampilan yang tercantum di atas tampak sangat sulit bagi Anda, Anda mungkin ingin berkonsultasi dengan dokter Anda. Pemahaman ilmiah tentang proses ini, dari organ sensorik hingga otak, telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir. Banyak orang dewasa yang sukses menemukan bahwa mereka memiliki gangguan sensorik, perhatian, pemrosesan informasi, atau gangguan lain yang tidak terdiagnosis selain yang dapat mengganggu kemampuan mendengarkan.

Untuk masing-masing subketerampilan ini, ada juga berbagai kemampuan alami, dan pengalaman hidup Anda mungkin telah meningkatkan atau meredam potensi ini. Kita tahu, misalnya, bahwa pelatihan musik meningkatkan keterampilan pemrosesan pendengaran, dan pelatihan akting atau improvisasi meningkatkan kemampuan Anda untuk “membaca” orang dan melakukan peran sebagai pendengar aktif. Memiliki kekuatan, sebaliknya, mengurangi kemampuan Anda untuk membaca orang lain dan memahami pesan mereka secara akurat — jangan biarkan ini terjadi pada Anda!

Mendengarkan sangat penting, sayangnya tidak diajarkan, melelahkan secara fisik dan mental, dan setelah Covid-19 tidak pernah sesulit ini. Saat kita memasuki tahun ketiga pergolakan yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam pekerjaan dan kehidupan, karyawan dan manajer sama-sama memiliki lebih banyak pertanyaan daripada sebelumnya — kekhawatiran bahwa mereka mungkin merasa sulit untuk mengartikulasikannya karena berbagai alasan, dari kabut mental hingga kebaruan semata-mata. situasi.

Ketika ini terjadi, luangkan waktu sejenak untuk mendengarkan dengan seksama. Pertimbangkan penanya, bukan hanya pertanyaannya. Sekaranglah waktunya bagi para pemimpin untuk benar-benar mendengarkan, memahami konteksnya, menahan godaan untuk menanggapi dengan jawaban umum, dan mengenali keterbatasan mendengarkan Anda sendiri — dan memperbaikinya. Kasihanilah diri Anda sendiri — Anda tidak bisa berteriak pada otak Anda sendiri seperti seorang sersan dan mencambuk materi abu-abu mentah itu menjadi bentuk. Apa yang dapat Anda lakukan adalah mengenali titik lemah Anda dan membuat penyesuaian yang diperlukan.[MY24]