5 Langkah Cara Menulis Email Menggunakan ChatGPT
My24hours.net, Indonesia – Masih bingung bagaimana cara menulis email menggunakan ChatGPT dengan baik untuk bisnis Anda? Berikut caranya.
Bingung dan kesulitan untuk menulis sebuah email adalah hal yang umum dialami oleh semua orang. Terutama jika Anda aktif secara online atau menjalankan bisnis yang sedang berkembang. Mungkin bukan tugas Anda untuk mengabaikan orang, tetapi tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk terhubung dengan siapa pun yang menginginkan waktu Anda.
Meskipun Gmail membantu Anda melengkapi kalimat dengan fitur Smart Compose, itu tidaklah cukup. Ada cara lain. Dengan beberapa petunjuk yang lebih cerdas, Anda tidak hanya dapat melatih ChatGPT untuk mengetik sesuai keinginan Anda, tetapi Anda juga dapat melatihnya untuk mengetik email Anda sendiri.
Dengan cara ini, jawaban yang panjang dapat dikelola, dan hanya perlu diatur satu kali. Terutama jika Anda seorang pembuat konten, penulis, atau wirausahawan laris, ikuti lima langkah mudah ini untuk meniadakan kotak masuk dalam waktu singkat.
5 Langkah Cara Menulis Email Menggunakan ChatGPT
1. Siapkan situasi dan kondisi untuk ChatGPT
Anda tidak akan membiarkan sekretaris atau asisten Anda menulis email Anda tanpa memberi mereka pelatihan yang memadai, begitu juga ChatGPT. Persiapan adalah kunci agar latihan ini efektif. Prompt atau perintah pertama Anda harus mengatur situasi dan memberi tahu ChatGPT apa yang akan terjadi.
Inilah contoh prompt atau perintah yang harus Anda salin dan tuliskan. “Saya ingin kamu memberikan tanggapan email dari email yang saya telah terima. Pertama, saya akan menunjukkan kepada Anda beberapa contoh bagaimana saya menanggapi email di masa lalu. Untuk memulainya, kamu ucapkan “‘ayo” lalu saya akan menempelkan email dan tanggapan saya. Setelah saya selesai melakukan menempelkan dan menanggapi email, tetap tanggapi dengan “ayo” sampai saya mengatakan ‘selesai’. Setelah itu, kita akan beralih ke langkah berikutnya dalam proses tersebut.”
Situasi dan kondisinya telah ditetapkan dan model bahasa Anda sudah disiapkan. ChatGPT (atau model yang Anda pilih) akan merespons dengan “Ayo” untuk menunjukkan siap dilatih mengenai email Anda.
2. Tambahkan contoh dari tanggapan email milik Anda
Inilah bagian termudah, karena Anda sudah melakukan kerja keras. Biarkan email yang Anda buat dengan rajin di masa lalu melatih ChatGPT tentang cara menulis email yang akan Anda kirim di masa mendatang.
Temukan beberapa contoh email dan respons yang telah Anda berikan kepada orang lain, dan kelompokkan agar sesuai dengan maksud Anda untuk segmen pengirim tertentu. Jika Anda ingin ChatGPT membantu Anda menanggapi calon klien, beri pelatihan dengan contoh email ke calon klien. Jika itu klien lama, anggota tim, investor, atau grup lain yang terlibat dengan Anda, tambahkan contoh email secara khusus ke orang-orang ini. Semakin spesifik semakin baik, dan Anda selalu dapat membuka obrolan baru untuk melatihnya di grup lain.
Terus salin dan tempel contoh setelah ChatGPT mengetik “ayo”. Anda direkomendasikan setidaknya 5 email termasuk salam dan kata-kata penutup. Jika menurut Anda sudah cukup untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang gaya tulisan Anda, ucapkan “selesai” dan bersiaplah untuk menambahkan permintaan berikutnya.
3. Perkenalkan diri Anda dan tujuan Anda
Saatnya menambahkan lebih banyak konteks. Sekarang, ChatGPT mengetahui gaya Anda dan cara Anda menulis email, termasuk cara Anda menjawab pertanyaan tertentu. Sekarang Anda ingin mengajarkannya tentang diri Anda, sehingga ia memahami Anda sebagai penulis kata. Setelah pesan “selesai” terakhir Anda, kirim prompt atau perintah ini. “Sekarang saya akan memberitahumu tentang biodata diri saya. Saya adalah [jabatan pekerjaan dan nama perusahaan Anda] dan saya membantu [audiens target] mencapai [hasil yang Anda capai untuk klien Anda.] Saya melakukan ini dengan [cara Anda bekerja dengan klien Anda.]. Tolong katakan ‘diterima’ ketika Anda memahami ini dan saya akan menginstruksikan Anda pada langkah selanjutnya.”
4. Pastikan ChatGPT memahami gaya menulis Anda
Jika sejauh ini Anda telah mengikuti petunjuknya, mesin AI pilihan Anda telah dilengkapi dengan email dan biodata Anda. Sekarang saatnya Anda memeriksa apakah ChatGPT telah memahami Anda dengan kuis dadakan.
Lakukan ini dengan cara berikut. “Baik. Sekarang kamu memiliki informasi ini, bisakah kamu meringkas gaya email dan biodata saya dalam pertanyaan berikut: 1. Siapa saya. 2. Apa nada, gaya, dan suara email saya. 3. Topik yang saya tanyakan. 4. Bagaimana saya berkomunikasi dengan [klien, tim, anggota audiens] saya. 5 Poin spesifik atau penting apa yang Anda peroleh dari contoh email saya.”
Baca tanggapan ChatGPT, tanggapi dengan pengeditan apa pun yang diperlukan, dan lanjutkan ke prompt/perintah berikutnya, untuk menyiapkan chatbot untuk menerima email Anda dan memberikan tanggapan yang sesuai, sesuai dengan tanggapan yang akan Anda tulis sendiri.
Gunakan perintah ini: “Katakan, ‘Tunjukkan saya emailnya’ dan saya akan menempelkan email yang ingin saya tanggapi. Tolong tulis tanggapan [sebutkan jumlah kata, kalimat atau paragraf] panjangnya, yang mencakup [pujian, tanggapan atas pertanyaan mereka, cerita pendek, kutipan yang menginspirasi, ucapan terima kasih yang tulus, dll] dari perspektif saya dan gaya saya, seperti yang Anda pelajari dari contoh dan informasi bio.”
5. Buat tanggapan ke email Anda
ChatGPT sekarang harusnya mengatakan, “tunjukkan saya emailnya,” setelah itu Anda dapat menyalin dan menempelkan email ke dalam program. Jawabannya harus sepanjang yang ditentukan, berisi informasi yang ditanyakan, menggunakan kata-kata yang sesuai dengan gaya Anda, dan menjawab pertanyaan seperti yang akan Anda lakukan sendiri.
Jika Anda merasa senang, salin dan tempel tanggapan email ini kembali ke si pengirim email, dan lanjutkan ke email berikutnya setelah menambahkan prompt/perintah berikutnya. “Terima kasih, saya akan memberi Anda email lagi. Harap sekarang tanggapi ini dengan cara yang sama, tetapi ubah [buat permintaan gaya apa pun di sini.]” Jika Anda tidak senang, sebutkan alasannya. Klik “regenerate response” atau minta perubahan spesifik, seperti “buat email [lebih tegas, lebih lucu, lebih pendek, lebih menarik, lebih empati, lebih formal].” Anda juga bisa mengatakan, “Tuliskan sama tetapi sertakan [informasi ini]“. Berapa pun permintaan yang Anda tambahkan, pengeditan kemungkinan besar akan menjadi proses yang lebih cepat daripada menulis email sendiri dari awal.
Setelah Anda menyelesaikan proses cara menulis email menggunakan ChatGPT , gunakan kapan pun Anda perlukan untuk menjalankan serangkaian email yang panjang sekaligus. Buka kembali obrolan, beri tahu ChatGPT bahwa Anda siap mengirim beberapa email lagi, dan buat kembali tanggapan sesuai isi hati Anda. Jadilah komunikator yang andal dan tingkatkan output email Anda dengan lima langkah sederhana ini melalui ChatGPT.[MY24]
