Cara Menghindari Salah Paham Berkomunikasi Pesan Teks

My24hours.net, Indonesia – Bagaimana cara menghindari salah paham berkomunikasi menggunakan pesan teks? Apa saja yang harus dilakukan saat kirim pesan lewat sosial media?

Berkomunikasi menggunakan pesan teks di media sosial sudah menjadi hal yang umum di era digitalisasi ini. Namun faktanya, menggunakan pesan teks untuk berkomunikasi sangat berbeda dengan berkomunikasi secara langsung.

Perubahan global yang cepat dan semua tingkat stres kita yang meningkat, kesalahpahaman berkomunikasi dengan pesan teks sangat mungkin terjadi.

Oleh karena itu, penting untuk mengambil langkah-langkah untuk menghindari salah paham berkomunikasi menggunakan pesan teks khususnya untuk pekerjaan kita.

Salah satu pertanyaan paling umum yang ditanyakan orang adalah seputar cara berkomunikasi terbaik di era digital. Bagaimana caranya kita menekan intonasi (nada) berbicara yang tepat menggunakan teks? Apakah kita berlebihan dengan menambahkan tanda seru?

Liz F. dan Mollie W.D. dari Havard Business Review yang menghabiskan empat tahun terakhir mempelajari ilmu emosi dan persimpangannya dengan kehidupan kita di tempat kerja, memberikan tips untuk mengatasi kesalahpahaman dalam pesan teks.

Berikut adalah tip taktis teratas mereka untuk menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi lewan pesan teks.

Cara Menghindari Salah Paham Berkomunikasi Pesan Teks

1. Gunakan emoji (dengan hati-hati)

Emoji dapat membantu kita mengekspresikan nada (intonasi), makna, dan isyarat emosional. Jika Anda menambahkan emoji Wajah Mengedip dengan Lidah Terjulur (Winking Face with Tongue) pada pesan teks “Jangan terlambat!“, Anda membuatnya lebih mudah bagi lawan bicara Anda untuk melihat bahwa Anda sedang bercanda.

Tetapi penambahan emoji yang terlalu banyak, terutama ketika Anda tidak mengenal orang lain dengan baik, dapat merusak profesionalisme Anda. Yang terbaik adalah menunggu sampai Anda melihat reaksi orang lain tersebut saat menerima emoji sebelum mengirim sejumlah emoji senyum. Sebagai patokan, satu emoji per email atau pesan singkat adalah hal yang tepat. Namun, jika itu adalah pertama kalinya Anda berkomunikasi dengan orang ini, maka lebih baik untuk tidak menambahkan emoji.

2. Hindari kesalahan mengetik teks

Kesalahan mengetik mengungkapkan bahwa kita sedang terburu-buru, Selain itu mengungkapkan keadaan emosi kita yang meningkat saat menekan tombol kirim. Peneliti Andrew Brodsky menggambarkan kesalahan pengetikan sebagai penguat emosi. Jika Anda mengirimi orang lain sebuah email kemarahan yang diisi dengan kesalahan pengetikan, maka orang lain akan membayangkan Anda mengirim email itu dengan membabi buta dan menganggap pesan itu adalah sebuah pesan kemarahan yang benar-benar marah.

Oleh karena itu meskipun jika Anda terburu-buru, sebaiknya luangkan sedikit dua menit untuk mengoreksi pesan teks Anda. Atau lebih baik lagi, bacakan dengan lantang untuk menangkap kesalahan ketik apa pun yang dilewati mata Anda dengan cepat saat membacanya di pikiran Anda.

3. Periksa ulang pesan secara emosional

Kesalahan ketik bukan satu-satunya hal yang harus Anda periksa untuk pesan teks Anda. Brian Fetherstonhaugh, seorang Chief Talent Officer di The Ogilvy Group, sering bertanya kepada karyawannya apakah mereka pernah berhasil menghilangkan masalah emosional melalui email. Jawabannya pasti tidak. Tetapi ketika dia bertanya pada kelompok yang sama apakah mereka pernah mengalami masalah emosional melalui email? Semua orang mengangkat tangan.

Bacalah kembali apa yang sudah Anda tulis sebelum mengirimnya untuk memastikan pesan Anda jelas dan menyampaikan nada (intonasi) yang diinginkan. Mengirim pesan “Mari kita bicarakan” ketika Anda mengatakan “Ini adalah saran yang bagus, mari kita bahas bagaimana memasukkannya ke dalam konsep” akan membuat penerima tidak perlu cemas. Sangat mudah bagi email satu-baris atau pesan malas untuk dianggap sebagai nada agresif pasif. Bayangkan bagaimana perasaan Anda jika Anda mendapat pesan yang hanya mengatakan, “Email terakhir saya, hanya menindaklanjuti” atau “Bantu saya mengerti.”

4. Gunakan tanda baca

Tanda baca bahkan lebih penting untuk kalimat satu kata atau yang sangat singkat. Menanggapi “Oke.” dengan tanda titik dapat dianggap sebagai nada yang lebih negatif daripada “Oke” tanpa tanda titik. Menambahkan tanda titik berarti menambahkan penutup ke pernyataan Anda dan mempertinggi emosi negatif. Hal itu dapat berarti, “Pembicaraan ini selesai” alih-alih berarti “Oke, tentu, kami setuju.”

Saat Anda mengenal seseorang, perhatikan gaya tanda baca mereka. Anda mungkin menemukan ada orang yang bekerja sama dengan Anda yang selalu menambahkan titik setelah kata oke, sehingga Anda dapat berhenti menganalisis tanda baca mereka secara berlebihan.

5. Gunakan media komunikasi yang kaya

Gunakan media komunikasi yang lebih banyak fitur ketika Anda pertama kali mengenal satu sama lain.

Kemungkinan besar orang lain akan menafsirkan kata dengan banyak makna sebagai hal yang negatif ketika kita mengirim SMS kepada orang yang kita tidak kenal. Katakanlah Anda mengirim email kepada teman, yang sangat dikenal, “Email kamu ke editor bisa lebih baik.” Teman Anda akan menerima email itu dengan tafsiran normal. Tetapi jika teman Anda menerima email yang sama dari bosnya atau kolega baru, dia mungkin merasa cemas, dan berpikir bahwa emailnya begitu mengerikan sehingga dia tidak akan pernah diizinkan untuk mengirim email lagi.

Menggunakan konferensi video saat Anda mulai bekerja dengan seseorang yang baru membantu membangun kepercayaan. Secara umum, melihat ekspresi wajah satu sama lain akan memungkinkan Anda untuk membaca yang tersirat lebih baik, mengobrol, dan mengembangkan hubungan yang tulus. Setelah Anda mengenal orang itu, Anda dapat menggunakan email lebih sering.

6. Komunikasikan tingkat kemendesakan

Saat Anda menulis pesan singkat untuk bertanya kepada seseorang, “Bisakah Anda melihat ini sekilas?” atau “Bisakah Anda menambahkan ide Anda ke dokumen ini?” Dengan mengirim pesan singkat ini, Anda sedang menyerahkan pekerjaan kepada orang lain.

Sifat nyata dari pesan singkat adalah menafsirkan permintaan Anda sebagai hal yang mendesak, dan merasa mereka harus segera merespons.

Jadi, sebelum mengirim permintaan yang akan memakan waktu, tanyakan, “Apakah ada waktu?” Jika Anda tidak membutuhkan segera jawabannya, katakan, “Bukan hal yang mendesak, tetapi bisakah kamu membantu saya sesuatu kalau ada waktu?” Dan jika seseorang menyalakan mode “Jangan Ganggu” pada media sosialnya, maka Anda perlu menghormatinya.

7. Jangan panik

Jika sebuah pesan membuat Anda marah, cemas, atau euforia, tunggu sampai hari berikutnya untuk membalasnya. Lebih baik lagi, berbicaralah dengan tatap muka saat Anda sudah tenang. Setelah Anda tenang, Anda akan dapat mengungkapkan emosi dan kebutuhan di balik emosi Anda lebih baik, daripada langsung bereaksi.

Saat Anda membalas, baca kembali rancangan pesan Anda melalui kacamata orang lain. Mungkin lebih mudah untuk membayangkan bagaimana pembaca Anda akan menafsirkan pesan Anda ketika Anda mengirimnya kepada diri Anda sendiri.

(Kiat tambahan: cek kembali kesesuaian nama orang yang akan Anda kirimkan pesan).

8. Hindari pesan teks untuk meminta persetujuan

Permintaan secara langsung lebih dari tiga puluh kali lebih berhasil daripada permintaan yang dikirim melalui pesan teks. Penelitian menunjukkan orang-orang melihat pesan teks permintaan tidak dapat dipercaya dan tidak mendesak.

Jika Anda mengirim pesan teks untuk negosiasi, ada baiknya Anda melakukan pertemuan secara langsung, melalui obrolan video, atau di telepon. Dalam sebuah eksperimen (berjudul “Schmooze or Lose“) mempertandingkan mahasiswa MBA dengan yang lain. Setengah mahasiswa hanya diberi nama rekan dan email. Setengah lainnya diperlihatkan foto dan diberitahu untuk berbicara tentang hobi, rencana kerja, dan kota asal sebelum bernegosiasi. Tujuh puluh persen dari kelompok pertama dapat mencapai kesepakatan, namun hampir semua orang di kelompok kedua mencapai kesepakatan.

9. Jangan kirim pesan teks di waktu libur/istirahat

Jangan mengirim pesan teks di saat hari libur atau waktu istirahat jika bukan sesuatu yang mendesak. Bahkan jika Anda menulis “ini jangan dibac /ditanggapi sampai besok/Senin,” kemungkinan pembaca masih akan memikirkan email Anda sepanjang akhir pekan. Dan bahkan mungkin merasakan sebuah tekanan untuk segera meresponsnya. Cobalah simpan email ke folder konsep Anda atau jadwalkan untuk dikirim nanti.

Kebanyakan kesalahpahaman dalam komunikasi digital terjadi karena kita tidak memiliki akses ke isyarat non-verbal, termasuk nada/intonasi suara, bahasa tubuh, dan ekspresi wajah, yang memberi kita konteks emosional yang berharga ketika kita berdiskusi secara langsung. Tips ini dapat membantu menghindari salah paham berkomunikasi. Tetapi, solusi paling aman adalah dengan mengangkat telepon atau melakukan panggilan video.[MY24]

Sumber: Havard Business Review