7 Langkah Membuat Invoice atau Faktur untuk Bisnis Kecil

My24hours.net, Indonesia – Saat membuka bisnis kecil Anda perlu membuat invoice (invois) atau faktur sebagai rincian nama dan harga barang.

Setelah menyiapkan bisnis kecil Anda dan telah mulai menjual produk atau layanan kepada klien dan pelanggan, ini berarti mereka harus menerima invoice atau faktur. Tapi bagaimana cara Anda membuat invoice?

Bahkan ketika Anda telah menjalankan bisnis Anda untuk beberapa waktu, Anda mungkin masih bertanya-tanya apakah ada informasi lainnya yang perlu Anda sertakan pada invoice atau faktur Anda.

Tentu saja ada software invoice yang beredar, tapi itu berarti Anda perlu mengeluarkan lagi uang. Padahal Anda bisa membuat invoice atau faktur sendiri sebagai awal dari bisnis kecil Anda.

Berikut 7 Langkah Membuat Invoice atau Faktur

1. Buat Invoice Secara Profesional

Langkah pertama adalah memasukkan data (nama, jumlah harga) barang Anda bersama-sama. Anda dapat melakukannya sendiri menggunakan software program pengolah kata atau Microsoft Excel. Tetapi ada juga banyak template gratis di internet yang dapat disesuaikan dan yang dapat Anda gunakan.

Bahkan mungkin ada template di program pengolah kata Anda, tergantung pada program yang Anda gunakan.

Anda harus menggunakan font (jenis huruf) dan gaya profesional yang sesuai dengan merek dagang Anda. Dan tambahkan logo Anda dan warna jika memungkinkan.

2. Buat dengan Tegas dan Jelas

Pastikan pelanggan Anda tahu bahwa ini adalah invoice atau faktur yang mereka terima. Cukup menambahkan kata “invoice” atau “faktur” secara tegas dan jelas di bagian atas dokumen Anda. Ini akan membedakan antara permintaan Anda untuk pembayaran dengan dokumen lain yang mungkin telah didapatkan klien Anda. Dengan demikian lebih mungkin Anda akan dibayar tepat waktu.

Invoice juga harus memiliki nomor identifikasi yang unik. Ini untuk pencatatan yang baik, karena Anda harus memiliki referensi dari semua nomor yang Anda gunakan untuk memastikan Anda tidak membuat data ganda.

Anda dapat menggunakan urutan angka yang secara bertahap meningkat. Anda juga bisa menggunakan huruf di depan angka, yang mungkin menunjukkan klien tertentu.

3. Tambahkan Nama dan Informasi Perusahaan

Ini berarti informasi perusahaan Anda dan detail konsumen yang Anda berikan invoice atau faktur:

• nama perusahaan Anda, alamat, dan rincian kontak
• nama dan alamat konsumen Anda, termasuk nama kontaknya sehingga mencapai orang yang tepat
• alamat kantor terdaftar dan nomor registrasi perusahaan Anda jika Anda adalah perusahaan terbatas, bersama dengan nama resmi terdaftar.

Perlu diingat bahwa jika Anda adalah perusahaan terbatas dan Anda memilih untuk menambahkan nama-nama direktur Anda pada invoice, maka Anda perlu menambahkan nama semua direktur.

4. Tulis Deskripsi Barang atau Layanan yang Anda Kenakan

Deskripsi ini tidak perlu panjang, tetapi harus cukup rinci agar pelanggan Anda tahu apa yang mereka bayarkan.

Lagi pula, jika mereka tidak tahu apa yang ditagih kepada mereka, mereka lebih cenderung meragukan invoice tersebut. Akhirnya, ini yang menyebabkan keterlambatan pembayaran.

Setelah menambahkan deskripsi yang jelas tentang setiap barang, Anda harus menambahkan jumlah masing-masing dan harga.

5. Jangan Lupa Tanggal

Anda perlu menambahkan beberapa tanggal dalam invoice Anda. Tanggal itu antara lain:
– tanggal Anda memberikan barang atau jasa Anda (tanggal suplai).
– tanggal Anda membuat invoice.

Anda dapat menambahkan tanggal suplai ke deskripsi barang atau jasa Anda. Sedangkan tanggal invoice di bagian atas bersama dengan nama, alamat, dan rincian kontak Anda.

6. Cantumkan Harga yang Perlu Dibayarkan

Anda perlu mencantumkan harga yang perlu dibayar serta termasuk biaya barang atau jasa per satuan. Anda harus memastikan bahwa Anda memasukkan juga jumlah total harga.

Selain itu, jika Anda telah menyetujui diskon apa pun dengan pelanggan Anda, catat diskon tersebut pada invoice dan kurangi dari total harga.

Jika diterapkan, sertakan juga jumlah Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

7. Sebutkan Ketentuan Pembayaran

Anda seharusnya sudah sepakat dengan pelanggan sebelumnya, tetapi ide yang baik untuk menuliskan juga ketentuan pembayaran pada invoice atau faktur.

Jadi jika Anda mengharapkan untuk dibayar dalam beberapa hari tertentu, ingatkan pelanggan dengan memasukkannya pada invoice.

Lebih penting lagi, catat bagaimana persisnya pelanggan Anda harus melakukan pembayaran. Kemungkinan Anda ingin pelanggan melakukan pembayaran langsung ke rekening bank, dan jika itu kasusnya, pastikan untuk menambahkan beberapa detail akun bank Anda.[My24]